La fiche de paie est un justificatif social de paiement que l’employeur doit transmettre au salarié dans le cadre de leur relation contractuelle. Fixé par la loi, son formalisme a été rendu plus clair et plus lisible permettant ainsi aux entreprises de délivrer une fiche de paie simplifiée.
1 - Informations obligatoires
Le bulletin de paie doit présenter les rubriques et caractéristiques suivantes :
- Identité de l’employeur : nom, adresse, Siret, Code APE ou NAF de son entité
- Identité du salarié : Nom, emploi et classification métier (niveau ou coefficient hiérarchique)
- Référence au code du travail (relative aux congés payés et délais de préavis en cas de cessation des relations contractuelle) ; ou l’intitulé précis de la convention collective applicable à l’entreprise
- Période et nombre d’heures de travail (en distinguant les heures normales et supplémentaires et les taux respectifs ou la nature et le volume du forfait pour les salariés concernés)
- La rémunération brute du salarié
- Nature et montant des accessoires des salaires (avantages, primes…) sous aux cotisations salariales et patronales
- Nature de la base de calcul du salaire (cas où la base de calcul n’est pas la durée du travail)
- Montant des cotisations de protection sociales santé, accident du travail et maladie professionnelles, retraite, famille et chômage)
- Montant, l’assiette et le taux concerné des cotisations et contributions sociales (avant déduction le cas échéant des exonérations et exemptions)
- Nature et le montant des autres versements et retenues
- Date et montant de l’indemnité compensatrice de congés payés, le cas échéant`
- Montant net à payer avant l’impôt sur le revenu,
- Montant du prélèvement à la source, le niveau et le type de taux choisi (personnalisé, individualisé, non personnalisé)
- La rémunération nette
- La date de paiement
- Montant total versé par l’employeur (rémunération, les cotisations et contributions à sa charge)
- Montant de la suppression des cotisations salariales (chômage et maladie)
- Mention informative des rubriques de la fiche de paie sur le site service-public.fr
- Mention sur la conservation des fiches de paie sans limitation de durée
2 - Informations et mentions qui ne doivent pas figurer sur le fiche de paie
- Informations traduisant l’exercice du droit de grève ou à une éventuelle activité de représentation des salariés.
- Nature et montant de la rémunération de l’activité de représentation (le cas échéant ses informations doivent être transmises sur une fiche annexe au bulletin)
3 - Conditions de remise de la fiche de paie
Lors du paiement du salaire, la fiche de paie est remise au salarié en main propre, par voie postale ou sous forme électronique.
Dans certains cas, la remise de la fiche de paie peut être affectée à des modalités spécifiques
- Recours de l’employeur aux dispositifs de simplification administrative : Chèque emploi-service universel, chèque emploi associatif, titre emploi-service entreprise (TESE)
- Durée de contrat de travail à caractère saisonnier inférieur à un mois : l’employeur ne transmet qu’une fiche de paie
4 - Durée de conservation de la fiche de paie
Comme il est strictement obligatoire de le mentionner sur la fiche de paie, le salarié doit conserver ses fiches de paie sans limitation de durée.
L’employeur, de son côté, doit conserver un double des fiches de paie pendant une durée minimale de 5 ans. Il doit également garantir leur disponibilité lorsqu’elles sont émises sous forme électronique pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
5 - Contestation de la fiche de paie
La réalité de la somme indiquée ou son exactitude peut être contestée par le salarié même après avoir accepté la fiche de paie. Dans ce sens, l’employeur peut demander le remboursement d’un salaire versé par erreur au salarié.
Les actions de contestation d’une fiche de paie sont généralement encadrées par un délai de prescription de 3 ans.
